Jenis Bahan PEPAK: Tips

Tuhan kita berjalan ke murid-murid-Nya dan berkata, "Ikutlah Aku." Dan mereka mengikutinya.

Tidak seperti pengumpulan kedua belas murid itu, perekrutan bukan sebuah proses yang demikian sederhana, langsung dan berhasil. Sekarang ini sukarelawan nampaknya sudah hampir punah. Mengapa orang-orang tidak mau melayani? Dimanakah orang-orang yang dapat mengerjakan program kita? Apa yang akan kita lakukan?

MEMPERKIRAKAN KEBUTUHAN DAN SUMBER-SUMBER

Langkah pertama yang harus dilakukan banyak gereja adalah memperkirakan kebutuhan anggota mereka dan menentukan berapa jumlah pekerja yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut secara baik dan teratur. Suatu tugas yang dilakukan dengan jumlah anggota minim dan dengan standar yang minim pula bukanlah tugas yang akan menghasilkan hasil yang cukup baik. Suatu gereja harus menentukan berapa pekerja yang dibutuhkan dan ketrampilan atau karakter macam apa yang harus mereka miliki. Perekrut harus mengobservasi keenam prosedur berikut ini sebelum mengangkat telepon atau memencet bel pintu untuk mencari sukarelawan.

1. Siapkan Daftar Tugas
   Beberapa pekerja bosan karena mereka mendapatkan informasi awal yang salah atau menjadi bingung dengan tanggung jawab mereka. Perekrut harus memiliki daftar tugas tertulis untuk setiap posisi yang akan diisi. Ini adalah prosedur standar dalam dunia bisnis, dan sepertinya juga praktis untuk diterapkan ke organisasi sukarela. Sejumlah gereja menggunakan metode tertulis: dalam hal ini, sukarelawan dan para ahli pendidikan Kristen membuat kesepakatan satu tahun -- datang ke gereja untuk menyediakan pelatihan dan bahan-bahan yang cukup, dan memanggil pekerja untuk memenuhi tanggung jawab khusus terhadap pelajar dan sesama pekerja. Pada akhir periode tersebut, perjanjian dievaluasi dan mungkin direvisi.

   Ketika kebutuhan anggota telah ditentukan, kebutuhan tersebut harus diumumkan. Newsletter, majalah dinding, dan buletin-buletin semuanya dapat digunakan sebagai usaha untuk mencocokkan orang yang tepat dengan tugas tersebut. Rekrutmen yang sukses lebih dari sekedar "menutup lubang"; ya memang, mencocokkan orang dengan posisi yang melayani keduanya.

   Kita ambil contoh seseorang yang diberi karunia dalam bidang administrasi. Seharusnya seorang perekrut yang berpengetahuan menempatkan orang tersebut dalam posisi kekuasaan di mana karunianya akan dibangun dan dipakai. Hasilnya? Jemaat diberkati dengan seorang pemimpin yang kompeten, dan pemimpin itu juga memiliki kesempatan untuk memuliakan Tuhan dengan talenta yang Tuhan berikan.

2. Menyaring Kandidat
   Ketika para pemimpin gereja dan jemaat sadar akan kebutuhan itu, tibalah waktu untuk mulai "menjadikan nol" dalam rangka perekrutan potensi. Komite seleksi harus didirikan untuk mengesahkan para pekerja yang potensial sebelum mereka dihubungi oleh perekrut. Komite semacam ini mungkin hanya sebagai pelengkap ketika ada posisi kosong yang mendesak untuk segera diisi. Dalam kenyataannya, komite ini menjalankan berbagai fungsi penting. Di antaranya adalah perlunya menyisihkan mereka yang pandangan doktrinnya mungkin tidak cocok dengan gereja tersebut. Yang lainnya, khususnya orang-orang Kristen baru, adalah yang tidak memiliki kedewasaan rohani atau menguasai doktrin dasar yang harus mereka miliki sebagai pemimpin.

   Fungsi lain komite ini adalah untuk melindungi para pekerja yang telah menunjukkan prestasi mereka dan yang selama ini mengemban tugas yang terlalu banyak. Mungkin ada satu lagi tugas mereka yakni untuk mengirimkan kepala - bendahara - sekretaris - pembantu kantor yang mengemban terlalu banyak tugas tersebut ke gereja yang menyenangkan itu!

3. Mengenali Para Calon Pekerja
   Dibantu sebuah daftar calon pekerja, dilengkapi dengan salinan dari daftar pekerja yang baru, dan didukung dengan persetujuan oleh komite seleksi, perekrut siap untuk mengenalkan beberapa calon pekerja.

   Berikut ini beberapa peraturan bagi para perekrut:

   • Susunlah waktu yang tepat untuk membicarakan tugas calon pekerja tersebut.
   • Jangan memaksa untuk mengambil keputusan pada pertemuan pertama.
   • Berikan deskripsi tanggung jawab dan komitmen waktu yang diperlukan dalam tugas tersebut.
   • Jelaskan bahan-bahan dan training apa saja yang disediakan.
   • Klasifikasikan karunia pribadi atau talenta yang sesuai dengan pandangan ke depan tugas tersebut.
   • Jika mungkin, tawarkan prospek dan kesempatan untuk mendalami tugas tersebut.
   • Berikan kesempatan mereka memikirkan kembali prospek tersebut selama seminggu atau lebih.
   • Terimalah jawaban yang diberikan. Jangan menekannya jika jawabannya adalah tidak.

4. Menindak Lanjuti Sukarelawan
   Tugas untuk menyesuaikan posisi ideal bagi seseorang tidak berhenti ketika orang yang direkrut tersebut mengatakan ya. Beberapa perekrut yang menempatkan orang yang masih hijau ke suatu posisi namun kemudian tidak memberi penanganan tindak lanjut mungkin harus segera berpikir untuk mencari pengganti lagi -- karena posisi tersebut akan kembali kosong dalam sebulan! Orang yang baru direkrut seharusnya berada di bawah sayap orang yang berpengalaman dan terlatih pada bidang yang diberikan untuk dikerjakannya. Pemeriksaan berkala dan evaluasi performa kerja merupakan pendorong yang baik. Kata-kata penyemangat, suasana kerja, dan minat yang besar atas perkembangan pekerja baru akan sangat membantu menjadikan pekerja betah.

5. Cari Tahu Mengapa Pegawai Berhenti
   Ketika seorang pekerja siap untuk berhenti dari jabatannya, itu mungkin karena tanggung jawab terhadap tugas itu telah selesai. Di sisi lain, bisa juga karena energi dan kesabaran pekerja tersebut telah habis. Dalam hal ini, adalah baik untuk melakukan dan mengadakan suatu "exit interview". Ini adalah suatu kesempatan baik bagi pekerja maupun supervisor untuk memperbaharui daftar tugas dan mengevaluasi hasil kerja keduanya. Apakah tanggung jawab mereka terlalu membebani? Apakah training yang dilakukan mencukupi? Masih adakah kebutuhan untuk posisi tersebut? Informasi ini sangat berguna dalam merencanakan kebutuhan di masa yang akan datang.

6. Tetap Aktifkan Proses
   Perekrutan adalah seperti keanggotaan -- boleh saja memiliki pendorong yang kuat untuk sekarang dan selanjutnya, tetapi cara terbaik untuk bertumbuh adalah dengan menyemangati semangat sukarelawanan terus menerus. Pentingnya evaluasi; rencana; perekrutan; latihan; evaluasi yang baru; rencana yang baru; perekrutan baru; latihan baru. Ini merupakan suatu lingkaran. Lingkaran ini terus berputar dan tugas ini tidak akan pernah ada hentinya. Pemimpin gereja yang telah berhasil dalam melaksanakan perekrutan adalah mereka yang tidak pernah menghentikan proses menemukan pekerja yang potensial.

   Pemimpin mungkin merasa mereka dapat mundur ketika mereka pikir dasar mereka terpenuhi, tetapi pemimpin tersebut pandai dalam menutup lubang mereka sendiri dengan orang-orang yang tidak terlatih dan yang segan yang harus ditekan untuk mengerjakan tugas yang akan mereka berikan pada kesempatan paling awal.

   Meskipun menggunakan prinsip-prinsip yang sangat membantu ini, pemimpin yang harus merekrut sukarelawan tidak memiliki tugas yang mudah. Kadang-kadang orang yang mereka rekrut karena memiliki banyak potensi justru mengecewakan. Suatu peningkatan kehadiran di gereja yang nampaknya menggembar-gemborkan semangat kepada sukarelawan yang potensial mungkin hanya omong kosong. Kurangnya motivasi yang membuat frustasi diantara para anggota mungkin mulai mengecilkan hati perekrut itu sendiri.

   Kita bisa mengikuti teladan Yesus: Dia berkata kepada murid- murid-Nya ketika pelayanan mereka baru dimulai: "Tuaian memang banyak, tetapi pekerja sedikit. Karena itu mintalah kepada tuan yang empunya tuaian, supaya Ia mengirimkan pekerja-pekerja untuk tuaian itu." (Matius 9:37-38) (t/rat)

Kategori Bahan PEPAK: Guru - Pendidik