Sekretaris Sekolah Minggu

Pada bagian administrasi sekolah minggu, di bawah pemimpin biasanya pertama-tama terdapat sekretaris. Selain pemimpin, sekretrarislah yang diharapkan mengetahui seluk-beluk administrasi sekolah itu. Gereja besar bisa membutuhkan dua orang sekretaris, yang pertama sebagai pencatat hal-hal yang berhubungan dengan pencatatan kegiatan organisasi dan yang kedua berhubungan dengan pencatatan inventaris sekolah minggu. Dalam gereja kecil, kedua tugas itu dapat dikerjakan oleh satu orang sekretaris.

Elmer L. Towns berpendapat bahwa sekretaris memiliki peranan yang sangat penting dalam menyukseskan pelayanan sekolah minggu. Pertumbuhan dapat diukur melalui angka statistik. Dan sekretarislah yang memiliki akses dan juga kemampuan untuk mengombinasikan semua statistik yang diperlukan untuk mengetahui tingkat pertumbuhan sekolah minggu. Statistik diperoleh dari catatan-catatan yang ada dalam sekolah minggu. Pekerjaan sekretaris adalah mengawasi atau mengerjakan sendiri (menurut besarnya sekolah minggu) semua catatan dalam sekolah minggu dan mengumumkannya.

KUALIFIKASI SEORANG SEKRETARIS SEKOLAH MINGGU

Dalam memilih seorang sekretaris sekolah minggu, tentu saja harus ada kualifikasi tertentu yang perlu dimiliki, secara sederhana diuraikan seperti di bawah ini.

1. Pengalaman dalam sekolah minggu.

   Seorang sekretaris hendaknya seseorang yang telah mengetahui seluk-beluk dalam sekolah minggunya. Jika seorang yang masih baru (kurang dari satu tahun) dipercaya menjadi seorang sekretaris, dikhawatirkan akan ada banyak hal yang tidak dia ketahui dari sekolah minggu tersebut sehingga akan kurang efektif bagi kelancaran tugasnya. Seorang sekretaris yang sudah lebih dari satu tahun melayani di sekolah minggu, diharapkan sudah mengerti seluk-beluk dalam organisasi tersebut sehingga dalam menjalani tugasnya, tidak perlu terlalu banyak pelatihan dan pengenalan organisasi baginya.

2. Teliti, rapi, dan tekun.

   Sekretaris sekolah minggu harus suka bekerja dengan hal-hal yang berhubungan dengan angka, dapat menyimpulkan dengan tepat, juga rapi dalam hal pencatatan. Dia harus bisa membuat sistem pengarsipan yang mudah diakses oleh setiap orang dan tentu saja bagi dia sendiri agar dapat dengan mudah mengumpulkan data-data untuk membuat statistik pertumbuhan sekolah minggu. Dia juga harus orang yang teliti dan akurat, terutama dalam hal statistik sekolah minggu.

3. Bisa bekerja sama dengan semua orang.

   Sekretaris tidak hanya berhubungan dengan ketua sekolah minggu atau dengan arsip-arsipnya saja. Dia harus bekerja sama dengan semua pekerja dalam sekolah minggu dalam hal menjalankan pencatatan yang telah diprogramkannya. Sekretaris membuat program pencatatan yang diperlukan dalam sekolah minggu dan guru sekolah minggulah yang bertugas melakukan pencatatan itu dalam kelasnya. Berdasarkan hasil rapat, beberapa pekerja sekolah minggu mendapatkan tugas tertentu. Sang sekretaris yang memegang notulen tentu saja bertugas pula mengingatkan dan berhak menanyakan hasilnya kepada yang bersangkutan. Mengingat sekretaris adalah orang yang harus berhubungan dengan semua yang terlibat dalam pelayanan sekolah minggu, maka seorang sekretaris haruslah orang yang dengan mudah dapat bekerja sama dengan orang lain dan juga memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik.

Kualifikasi rohani, seperti sudah lahir baru, terbeban dalam pelayanan anak, memiliki kehidupan rohani yang baik, dan lain-lain merupakan kualifikasi mutlak yang harus dimiliki setiap pelayan dalam sekolah minggu.

TUGAS-TUGAS SEKRETARIS SEKOLAH MINGGU

Tugas sekretaris bisa ditentukan dari masing-masing sekolah minggu, tergantung macam-macam pelayanan atau kegiatan di dalamnya. Dalam uraian berikut ini, paling tidak bersama-sama kita bisa melihat hal dasar yang menjadi tugas seorang sekretaris sekolah minggu.

1. Di dalam gereja kecil, biasanya hanya ada satu sekretaris. Tugasnya adalah mengarsip data-data murid, membuat program pencatatan dalam kelas, misalnya absensi, membuat catatan rapat, pencatatan jadwal mengajar guru, dan membuat undangan. Bahkan menurut Ralph M. Rigs (1978), di beberapa sekolah minggu kecil, seorang sekretaris bisa juga merangkap sebagai petugas pencatat keuangan sekolah minggu (bendahara).

2. Di sekolah minggu yang lebih besar, biasanya ada divisi khusus sekretariat. Divisi tersebut dikoordinir oleh seorang sekretaris utama. Sekretaris utama bertugas membagi tugas kepada setiap sekretaris yang berada di bawahnya. Seorang sekretaris bertugas khusus untuk membuat catatan setiap rapat dalam sekolah minggu dan juga semua urusan surat-menyurat, yang lain bertugas untuk mencatat data-data murid dan membuat statistik kehadiran murid. Ada juga sekolah minggu yang memiliki sekretaris khusus untuk urusan humas dari sekolah minggu tersebut. Setiap akhir minggu, semua sekretaris dalam divisi sekretariat melaporkan hasil kerjanya kepada sekretaris utama.

3. Setiap minggu atau setiap periode tertentu, sekretaris harus melaporkan statistik kehadiran murid, terdiri dari murid baru, murid yang keluar, atau murid yang tidak aktif. Laporan ini dapat disampaikan langsung kepada ketua atau melalui pertemuan pengurus sekolah minggu. Data tersebut dapat membantu untuk menentukan program sekolah minggu selanjutnya atau tindak lanjut bagi anak-anak yang mulai undur.

4. Sekretaris juga harus menyusun laporan kegiatan sekolah minggu selama satu tahun. Tentu saja ini tidak berarti bahwa sekretaris pulalah yang harus mencari data-data untuk laporan. Tetapi sekretaris berhak meminta laporan dari setiap divisi mengenai hasil kerjanya. Selanjutnya, laporan-laporan tersebut akan disusun oleh sekretaris. Hal ini merupakan tugas yang penting karena laporan tersebut menjadi salah satu alat evaluasi pelayanan sekolah minggu.

CATATAN DALAM SEKOLAH MINGGU

Guy P. Leavitt, dalam bukunya "Superintend with Success", menyebutkan, setidaknya tiga macam catatan yang menjadi tanggung jawab sekretaris sekolah minggu.

1. Pendaftaran

   Ketika seorang anak menjadi anggota sekolah minggu, ia pun akan terdaftar dalam sekolah minggu itu (biasanya kehadiran sebanyak tiga kali akan membuat anak berubah status, dari "pengunjung" menjadi "anggota" sekolah minggu). Sekretaris harus membuat sistem pencatatan yang baik, yang bisa dijalankan dengan memakai Kartu Pendaftaran. Kartu ini dapat dibuat sendiri atau dibeli dari toko-toko buku Kristen. Informasi mengenai tanggal pendaftaran, nama lengkap murid baru (tertulis dengan benar), alamat yang lengkap dan benar, kelas di mana murid baru itu ditempatkan, keanggotaan gereja (jika ada), dan informasi yang menyangkut anggota keluarganya harus tercatat dalam kartu tersebut.

   Kartu pendaftaran, atau sejenisnya, juga menunjukkan perkembangan anggota supaya bisa naik dari satu kelas/departemen ke kelas/ departemen selanjutnya. Data ini harus terus disimpan dalam dokumen sekolah minggu, yang sewaktu-waktu dapat dilihat oleh ketua, pelayan-pelayan sekolah minggu, atau bahkan oleh majelis gereja.

   Berdasarkan catatan pendaftaran tersebut, sekretaris bertugas menempatkan murid-murid ke departemen atau kelas yang cocok, juga memandu, mengenalkan, dan membuat mereka merasa nyaman di sekolah minggu.

2. Absensi

   Catatan ini menunjukkan kehadiran setiap orang dalam kelas, baik itu murid-murid, maupun guru yang bertugas. Buku absen yang tercetak dapat diperoleh di penerbit buku atau toko-toko buku Kristen. Catatan ini penting sebagai salah satu data untuk membuat statistik kehadiran dalam kelas.

3. Catatan rapat dan korespondensi

   Catatan itu harus dibuat sejelas mungkin. Salinan catatan setiap rapat dan korespondensi harus lengkap tersimpan dalam sistem pengarsipan yang rapi. Setiap tindak lanjut dari rapat pun harus dicatat secara tersendiri sehingga bisa dilihat apakah setiap keputusan telah dilaksanakan dengan baik.

Dibalik tugasnya yang berkutat dengan pencatatan, seorang sekretaris sekolah minggu ternyata memiliki peranan yang amat penting dalam pelayanan sekolah minggu. Setiap catatan yang dibuat merupakan aspek-aspek penting yang akan menentukan program, tindak lanjut, dan kebijakan sekolah minggu selanjutnya. Oleh karena itu, seorang sekretaris sekolah minggu harus benar-benar menyadari peran pentingnya dan melakukan tugasnya dengan penuh tanggung jawab kepada gereja, terlebih lagi kepada Tuhan.

Sumber bacaan:
Leavitt, Guy P. 1980. "Superintend with Success". Ohio: Standard Publishing.
Riggs, Ralph M. 1978. "Sekolah Minggu yang Berhasil". Malang: Gandum Mas.
Town, Elmer L. 1979. "How to Grow an Effective Sunday School". Colorado: Accent Books.

Oleh: Davida Welni Dana