Jenis Bahan PEPAK: Tips [1]
"Hitunglah jumlah segenap umat .. catatlah nama ... orang demi orang."
Allah merasa bahwa bilangan, nama, dan catatan sangat penting. Dalam Alkitab Dia memberi kita sebuah buku lengkap yang disebut "Bilangan", yang merupakan catatan mengenai umat-Nya. Ayat Alkitab yang disebutkan di atas tadi, jelas menunjukkan bahwa Allah menghendaki kita membuat catatan.
Perusahaan-perusahaan tahu pentingnya pencatatan. Hanya dengan jalan membuat catatan yang tepat dapat dilihat gambaran yang benar tentang kemajuan atau kelemahan.
Catatan apa yang penting untuk suatu Sekolah Minggu yang perlu diorganisasi dengan semestinya? Tiga buku catatan khusus diperlukan, yaitu buku Catatan Seluruh Sekolah Minggu, buku Catatan Kelas, dan buku Pendaftaran. Penelitian yang saksama dalam ketiga catatan ini akan menunjukkan keadaan Sekolah Minggu.
I. Buku Catatan Seluruh Sekolah Minggu
Untuk menunjukkan kemajuan atau kelemahan sebuah Sekolah Minggu, harus dibuat catatan tentang jumlah yang hadir, jumlah uang persembahan, jumlah tamu dan jumlah yang absen. Misalnya: jika tahun lalu pada hari Minggu pertama bulan Mei yang hadir adalah 236 orang, dan pada hari Minggu pertama bulan Mei tahun ini yang hadir hanya 214 orang, maka apa yang ditunjukkan hal itu mengenai sekolah Minggu? Apa yang ditunjukkannya mengenai guru?
Buku Catatan Seluruh Sekolah (Buku Catatan Sekretaris) akan menunjukkan enam hal kepada kita.
1. Kehadiran
Apakah kehadiran meningkat dalam tahun ini hingga melebihi tahun lalu atau lima tahun yang lalu, dapat dilihat dalam buku Catatan Seluruh Sekolah. Setiap tahun harus ada peningkatan 10%. Catatan itu juga menunjukkan jumlah murid dalam setiap kelas. Dengan demikian ditunjukkan apakah kelas itu terlalu besar sehingga perlu diadakan pembagian.
2. Persembahan
Buku catatan ini menunjukkan apakah persembahan tahun ini bertambah banyak dan lebih dari tahun lalu atau lima tahun yang lalu. Sekurang-kurangnya harus ada peningkatan 5% setiap tahunnya.
3. Tamu
Jumlah tamu dalam setiap kelas juga dicatat dalam buku Catatan Seluruh Sekolah. Sedikit-dikitnya harus ada seorang pengunjung untuk setiap 10 anggota setiap Minggunya.
4. Yang Absen
Buku ini juga menunjukkan berapa murid yang absen setiap Minggu. Dengan demikian nota perkunjungan dapat disiapkan dan tugas perkunjungan dibagikan.
5. Kehadiran Pengurus dan Guru
Dalam buku Catatan Sekretaris terdapat catatan kehadiran para guru dan pengurus. Mereka harus hadir minimal 46 kali setiap tahunnya.
6. Keterangan Lainnya
Harus disediakan sebuah buku tulis khusus untuk mencatat semua keterangan yang perlu untuk mengisi Laporan Tahunan: misalnya berapa kali diadakan Rapat Pekerja, berapa peserta dalam Kursus Pendidikan Guru, berapa anak yang diselamatkan, dan lain sebagainya. Benar, buku Catatan Seluruh Sekolah memberi gambaran yang jelas tentang prestasi dan keberhasilan sebuah Sekolah Minggu!
II. Buku Catatan Kelas
Setiap kelas harus memiliki buku catatannya sendiri dimana dicatat nama semua anggota kelas. Untuk itu tersedia buku Catatan Kelas Sederhana dan buku Catatan Kelas 4-6 Pokok. Setiap Minggu hal-hal tertentu harus ditandai untuk masing-masing murid.
Pencatatan memakan waktu. Mungkin bisa diangkat seorang sekretaris kelas, khususnya dalam kelas anak-anak, seorang pembantu untuk menolong mencatatkan. Sekretaris dapat memberi tanda dalam buku catatan, jika anak itu hadir, datang tepat waktu atau membawa Alkitab, dengan hanya melihat sekeliling kelas saja. Dia tidak perlu mengatakan apa-apa, kecuali dengan setengah berbisik menanyakan nama anak-anak baru yang hadir. Dia dapat mengedarkan kantong untuk persembahan. Sekretaris kelas tidak perlu mengambil waktu dari pelajaran untuk melakukan pekerjaannya. Bila buku Catatan Kelas telah selesai dikerjakan (dilakukan hanya dalam sepuluh menit pertama dari jam pelajaran), sekretaris kelas (atau pembantu) harus meletakkan kantong persembahan dan buku tersebut di kelas. Maka Sekretaris Sekolah Minggu dapat mengumpulkannya tanpa mengganggu kelas. Berikut ini ada empat alasan mengapa kita memerlukan buku Catatan Kelas:
1. Untuk mengetahui siapa yang hadir
Buku Catatan Kelas memberitahukan kepada guru siapa yang hadir untuk menerima pelajaran. Kita mengajar murid-murid, sehingga mereka belajar dan hidup mereka diubahkan. Kita mengajar untuk memenuhi kebutuhan mereka yang hadir.
2. Untuk mengetahui siapa yang tidak hadir
Jika seseorang tidak hadir, guru tidak bisa mengajarnya! Anggota "yang tidak hadir" ini harus dikunjungi selama minggu itu dan didorong untuk hadir lagi pada Minggu berikutnya. Kunjungan kepada yang tidak hadir sangat penting, dan dari buku Catatan Kelas guru dapat mengetahui siapa yang harus dikunjungi.
3. Untuk mengenal murid
Buku Catatan Kelas 4-6, memberi beberapa keterangan tambahan mengenai diri murid selain kehadirannya. Apakah masing-masing murid memiliki sebuah Alkitab? Jika seorang murid tidak pernah membawa Alkitab, mungkin dia tidak memilikinya. Apakah ada murid yang selalu datang terlambat? Mengapa? Mungkin mereka mengalami kesulitan di rumah, atau hanya karena lalai saja. Apakah murid- murid itu sudah dilahirkan kembali? Apakah mereka sudah dipenuhi oleh Roh Kudus? Guru wajib menjadi pemimpin rohani bagi murid- muridnya dan membimbing mereka ke dalam perkara-perkara Allah yang lebih dalam.
4. Untuk mengenal para tamu (anak baru)
Nama dan alamat tamu dicatat dalam buku Catatan Kelas, supaya mereka dapat dikunjungi dan diundang untuk menghadiri kelas secara teratur.
Sungguh, buku Catatan Kelas melukiskan secara tepat prestasi dan kelemahan guru maupun murid.